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6. 도서의 보존

6. 도서의 보존

6.1 일반사항

집합건축물의 유지관리 관련도서는 업무상의 결정을 내릴 때에 그 판단근거가 되는 기초 자료를 용이하게 제공받을 수 있도록 합리적인 체계를 구축하여야 한다.

자료관리의 방법에는 관리하는 자료의 항목이나 종류에 따라 차이가 나지만, 관리 대상 구조물의 수량, 지역의 범위에 따라 또한 차이가 있다. 일반적으로 일상 업무에 사용빈도가 높은 설계도 등은 설계 원도보다 별도로 복사한 설계도를 따로 작성하여 사용하는 것이 좋다.

여러 구조물을 유지관리하려면 기존 구조물에 관한 자료가 필수적으로 필요하므로 이용빈도가 높은 자료를 DB화(Database)하여 정보검색 기능을 합리할 수 있도록 하는 것이 좋다. 관리하는 구조물에 관한 각종자료 및 유지관리 실시자료는 향후의 유지관리를 진행하는데 반드시 필요하며, 과거의 경과로부터 현재를 분석하거나 장래의 투자계획을 책정하는 경우 등에도 필수 불가결한 정보원이 된다. 자료관리는 우선 관리할 자료의 항목을 정한 다음 그것을 관리하는 방법을 규정하여야 한다.


6.2 보존해야할 도서

관리자는 집합건축물의 관리에 필요한 아래에 명시된 서류 등을 보존하여야 한다.


가. 설계도서 (영구)

 (1) 시공도서 : 시공도면, 보수?보강도면, 구조계산서, 수리, 수문계산서

 (2) 제작 및 작업도면 : 붕괴유발부재를 포함한 시설물부재의 상세도면

 (3) 준공도면 : 최종도면

 (4) 시방서 : 시공계획서, 시공상세도, 준공도

 (5) 업무위탁계약서 등 계약서류



나. 사진 (영구)

 (1) 집합건축물의 정면 및 측면

 (2) 주요결함부위

 (3) 주요 시공 사진


다. 품질관리 관련도서 (영구)

 (1) 재료증명서 : 시공재료의 종류, 등급, 품질을 기록한 공장 재료증명서

 (2) 품질시험기록

 (3) 재하시험 자료 : 현장재하시험


다. 시설물관리대장


라. 관리규약에 의한 보존 문서

 (1) 관리규약

 (2) 입주자대표회의 회의록

 (3) 장기수선계획 및 장기수선충당금에 관한 문서

 (4) 안전관리점검기록부에 관한 문서

 (5) 안전점검 및 안전관리진단에 관한 문서

 (6) 관리비?사용료?장기수선충당금 적립에 관한 문서


마. 회계 관련 서류

 (1) 현금?예금 출납장, 수입?지출 대장, 영수증 등 기타 (10년)

 (2) 수입?지출 전표 등 각종 전표 (5년)

 (3) 근로자명부 및 근로계약서 (3년)


바. 도서 보관 방법

 

표 15) 보관 방법의 종류

구분

도면(책) 보관

디지털자료 보관

장점

-별도의 장비 없이 볼 수 있다

-시간, 장소에 구애를 받지 않는다

-자료의 보관이 도면보다 용이하다

-도서의 품질이 우수한 상태가 가능

-네트워크 작업이 가능하다

단점

-최근까지의 보관방법으로 시간이 경과할수록 보관상태가 극히 불량해진다

-관리자의 변경, 사무실의 이동 등의 요인으로 분실의 우려가 상당히 높다

-자료의 유출이 쉽다

-별도의 소프트웨어 및 하드웨어가 필요하다

-자료에 대한 보안이 필요하다