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입주이후 관리업무

 

 2. 입주이후 관리업무

 

   (1) 입주최종 점검 및 주요업무처리절차

 

       1) 최종점검사항

           관리사무소장은 입주개시 2일전까지 현장과 함께 입주 전까지 아래의 주요사항

           을 최종 점검, 보완 후 전체 지원을 입주지원체제로 편성, 운영한다.

 

직원배치 및 복장

전체 직원에 대하여 근무복을 착용케하고, 입주환영리본 등을 패용토록 하여 입주지원업무에 투입한다.

주요

점검

사항

설비시설

지하저수조, 옥상물탱크, 펌프실, 정수시설 등의 청소 및 가동상태

전기시설

수전설비, 발전설비 등의 가동상태

토목

진입도로, 단지내도로 점검 및 동절기응급대책강구( 모래, 자갈, 염화칼슘등 )

교통

버스노선신설, 연장, 횡단보도, 정류장, 과속방지턱 등 교통관련사항 검토

통신

공중전화, 세대전화상태 확인 및 입주자 홍보

편의시설

단지 내 상가 등의 생활편의시설 및 의료시설의 운영상태파악 및 대책수립

가스시설

취사용가스설치업체상주 및 비상연락망 구축

승강기

승강기 기사 상주대책 수립

사다리차지원

입주예정세대를 분석하여 필요시 입주지원방안을 수립

분양자명단

사업주체를 통하여 분양자명단을 확보하여 관리업무에 활용

입주자생활안내책자

입주자생활안내책자배부 및 관리계약체결준비

각종일지, 대장, 서실

업무에 사용할 수 있도록 준비

게시물 및 표지판

각종 게시물 및 표지판의 설치상태를 점검, 보완

  

       2) 입주절차

 

절차

      

      

주   

                  

1

잔금납부

지정금융기관

사업주체

 

2

입주증발급

지정기간

관리사무소

사업주체

잔금완납여부확인

(분양대금관련 영수증 전체제출, 확인)

지정기간외

지사·영업소

3

관리계약체결 및 입주자

생활안내 책자배부

관리사무소

관리사무소

입주증인수,

입주증 미제출세대 제외할것

4

관리비선수금수납

관리사무소

관리사무소

 

5

열쇠불출증배부

관리사무소

관리사무소

불출세대 일일 확인

6

열쇠불출

현장사무소

현      장

열쇠불출증인수, 열쇠불울대장관리

(인수일자, 인수자서명날인)

7

입주

세대계량기검침

계량기검침

관리사무소

 

세대시설물 확인

세대시설물확인

현장·관리소

 

 

       ·입주증 발급 지정기간은 일반적으로 입주개시 2일전부터 입주기간 종료일까지임.

 

      ① 관리사무소장은 입주증을 체출하지 않는 세대에 대하여 관리계약체결 및 관리비

          선수금수납을 하여서는 아니 된다.

      ② 관리사무소는 열쇠불출증원본을 현장에서 보관하고 있는 부분과 대조하여

          실제 열쇠불출여부를 매일 확인하고, 현장으로 하여금 열쇠불출대장에 불출일자

          를 함께 인수자 서명, 날인을 받도록 한 후 이를 현장철수 전 인수한다.

      ③ 열쇠불출일자는 입주일자로 간주되어 관리비부과의 기준이 된다.

      ④ 입주시 관리사무소와 현장은 입주자와 함께 계량기 및 세대시설물을 확인한다.

 

      3) 입주초기 하자보수 절차

 

  

점검자, 신고자

처리자

비고

입주전

입주자사전점검

입주자

현장

 

입주후

관리사무소접수

입주자

현장

관리사무소접수후

작업지시서, 직업의뢰서통보

현장접수

입주자

현장

 

처리결과

현장에서는 처리결과, 미처리사유를 관리사무소에 통보하여야 한다.

 

     ① 현장에서는 입주자사전점검시 지적된 사항을 우선적으로 처리한다.

     ② 입주초기의 하자보수업무를 신속, 원활히 하기 위하여 접수창고를 현장으로 단일

         화 하여 안내하되,관리사무소장은 관리사무소에 신청되는 하자도 접수하여 현장

         으로 이첩함으로서 입주자의 불편이 없도록 한다.

     ③ 현장 및 관리사무소는 하자접수대장을 비치하고 절차에 따른 조치결과를 일일 확인

         하다.

     ④ 현장철 수 전까지 미처리된 하자내역은 관리사무소장이 인수하여 사후관리에 차

         질이 없도록 한다.

     ⑤ 현장 및 관리사무소는 하자처리가 곤란하거나, 지연되는 경우 그 사유 및 일정을

         안내하여 입주민의 불만을 해소하도록 노력하여야 한다.

 

    4) 입주자홍보

       관리사무소장은 시설물의 이용과 관리에 관한 사항을 관리사무소 및 동현관 입구에

      게시하고, 안내방송을 통하여 충분히 홍보함으로서 시설물보호 및 입주편의 제공을

      위한 노력을 하여야 한다.

 

홍  보  사  항

게  시  장  소

비             고

관리비부담시기

관리사무소

열쇠인수일이 입주일임

관리비선수금

관리사무소

 

입주절차

관리사무소

 

불법구조변경금지

관리사무소 및 동 현관

 

입주시유의사항

관리사무소 및 동 현관

 

가스설치안내

관리사무소

 

발코니샷시설치안내

관리사무소 및 동 현관

표준도면 및 샤쉬색상만을 지정

불편사항신고절차

관리사무소

 

기타

관리사무소

시설현황, 입주현황, 유관기관,관리기구, 전출입절차 등

    

   5) 입주희망일 입주지원

       관리사무소는 사업주체와 협조하여 입주예정세대현황을 파악하여 특정일에 입주가

       집중되는 경우 입주지원방안을 수립하여야 하며, 입주희망일자를 변경토록 유도 하는

       것을 지양해야 한다.

   6) 입주현황보고

       관리사무소장은 아래와 같이 입주기간동안 입주현황을 매일 사업주체에 보고하여야

       한다.

 

 

 

 

 

 

 

 

    

   

 

현       재

열쇠 불출 세대수

전일누계

 

 

 

 

 

 

금일현황

 

 

 

 

 

 

금일누계

 

 

 

 

 

 

입주 세대수

전일누계

 

 

 

 

 

 

금일현황

 

 

 

 

 

 

금일누계

 

 

 

 

 

 

       ·열쇠불출일을 입주일로 간주함

 

   7) 입주후종합점검 및 보고

       ① 관리사무소장은 입주 후 1개월 경과시 단지인계인수서를 참고하여 시설물의 보수

           현황을 점검하고,입주자 현황을 분석함으로서 관리업무의 효율을 제고하도록 함은

           물론 주요사항을 발췌하여 사업주체에 보고한다.

       ② 관리사무소장은 종합점검 결과를 매 1개월 단위로 수정 , 보완하고 주요사항을

           발췌하여 사업주체에 보고한다.

 

  (2) 종합점검 및 회계·행정 점검

 

    1) 종합점검 : 종합점검은 필요시 실시하고 특별히 문제가 있다고 판단되면 전문가와

        합동으로 점검을 실시하고 지적된 사항은 사업주체 및 주택관리업체, 관리사무소에

        통보하여 시정토록 한다.

    2) 회계 및 행정점검 : 회계 및 행정점검은 입주자 대표회의가 기간 이내에 관리방법을

        결정하지 못했을경우 아래와 같이 점검목적에 따라 정기적으로 실시하고 지적된

        사항은 관리사무소에 통보하여 시정토록 한다.

    3) 수시점검(특별점검) : 정기점검외에 특별히 문제가 있는 경우 수시로 특별점검을

       실시할 수 있다.

 

구분

단지점검

행정 및 회계점검

1차점검

2차점검

3차 점검

(의무관리기간기준)

 

 

시행시기

필요시

입주

1개월후

입주

4개월후

이관

1개월전

 

주요

점검사항

1. 장부등 회계처리상태.   

2. 관리비사용 내역검토

3. 인사관련 서류비치상태

4. 준공관련서류점검

5. 각종계약현황검토

6. 단지정리정돈 상태

7. 직원의 근무상태

8. 입주자 성향

9. 동대표선출상황

10. 입주전검

11. 주요하자 및  민원사항점검

12.현장과 인계인수상황

관리비부과

정기점검

관리업무 이관 대비 점검

단지 점검사항 중 점검목적에 따라 행정 및 회계사항을 중점 점검

 

(3) 민원 및 각종사고의 처리

 

    1) 민원업무처리

 

    ① 민원사항은 하자관련 민원과 일반민원 사항으로 구분하여 민원접수대장에 기록관

        리한다.

    ② 하자와 관련한  민원사항에 대하여는 하자처리 절차에  따라 처리하고 일반 민원사

        항은 관리사무소장이 검토후 자체처리가 가능한 사항과 사업주체에 이첩할 사항을

        구분하여 처리한다.

 

구      분

내용에 따른 분류

처리절차

민원접수대장

하자관련민원

하자처리절차에 따라 처리하고, 주요사항은 사업주체에 이첩

일반민원

자체처리사항

관리사무소처리

사업주체처리사항

사업주체이첩

 

    2) 각종사고의 처리 및 비상연락망

       주요사건 , 사고에 대비하여  유관기관 및 관리사무소직원, 사업주체,  현장,  주택관리

       업체와의 비상 연락망을 유지하고, 사고발생 즉시 사업주체에 통보하고 주요 사안에

       대하여는 사업주체와 협의하여 처리한다.

 

사건, 사고의

종류

육관기간

처리절차

인명사고

노동부, 지방사무소, 경찰관서

1.  유관기관, 사업주체 및 관련자에 신고 보고

2.  현장보존

3.  응급자체조치

4.  사고의 원인파악 및 관련근거수집(사진촬영등)

5.  사고원인자의 경위서 징구

6.  처리방안검토, 수립

7.  관련자징계 및 구상방안 검토

8.  화재보험회사에 통보

9.  수사, 조사협조 및 조의표시, 장례협조

    조기복구

10. 기타 필요한 조치

도난·형사사건

경찰관서

화재사고

소방서

화재보험회사

전기사고

한전

풍·수수해

지역재해대책본부

시·군·구청

집단민원

사업주체

 

  (4) 시설물명의변경 및 관리업무이관

 

    1) 시설물의 명의변경

 

        아래사항에 대하여는 반드시 시설물 인수후 1개월내에 명의 변경을 완료한다.

명의변경대상

변경후 명의자

1. 검사대상기기설치검사증

2. 위험물일반취급소설치허가증

3. 배출시설설치허가증

4. 가스공급계약서

5. 전력수급계약서, 수도료명의

6. 기타 사업주체에 영향을 미치는 모든 명의

입주자대표회의 또는 관리사무소장

 

    2) 관리업무이관

       ① 관리업무인계인수여건조성

           관리사무소장은 입주초기부터 부녀회, 노인회, 통·반장 등과 긴밀한 유대관계를  

          유지하고, 합리적이고 원만한 입주자로 입주자대표회의가 구성될 수 있도록 하여야

          하며, 입주자의 불편, 불만사항을 친절하고 신속하게 처리하여 신뢰를 구축토록

          노력하여야 한다.

       

       ② 입주자대표의 구성절차

 

절차

 

 

1

입주자명단작성

분양자명단을 통하여 적격의 선거인명부를 작성하여 자격과 관련한 시비를 미연에 예방(동사무소 재산과세자명단 참조)

2

임시통·반장회의 소집

1. 입주자대표회의 구성의 취지설명 및 의견수렴

2.  동별비례대표자의 인원수 결정

3

동별대표자선출공고

 및 후보등록

후보등록기간, 동별대표자수, 자격요건, 투표일, 장소, 구비서류(후보등록신청서, 추천서 등) 공고

4

등록부호 및 투표실시공고

 

5

투표실시 및 결과 공고

투표용지배부, 투표집계, 당선자공고

6

동별대표자회의 소집

임원선출 및 관리방법 등 토의

 

      ③ 관리업무 이관절차

절차

 

 

1

사용검사 또는 가사용승인

 

2

입주

 

3

공동주택관리방법 결정 요구

입주예정자 과반수 입주 완료후

4

입주자대표회의 구성

사업주체의 관리요구를 받은날부터 1월 이내

5

관리방법결정

자치관리

위탁관리

사업주체의 관리요구일로부터 6월이내

 

6

입주자대표회의 구성통보

관리방법, 업체, 승인서, 인계인수일자등포함

7

회계감사방법결정

공인회계감사

감사비용 약 100원/평

자체감사

입주자 과반수 이상 동의 요함(관리규약 참조)

8

관리업무인계인수

입회인 : 입주자대표회장