6. 문서관리규정(예시) 제1장 총칙 제1조(목적) 이 규정은 문서의 작성 처리 통제 시행 보관 및 보존에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규정에 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. ① '문서'라 함은 당소 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행된 문서(그림,도면을 포함한다. 이하 같다) 및 관리기구가 접수한 모든 문서를 말한다. ② '보관'이라 함은 문서 외 처리, 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다. ③ '보존'이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다. 제3조(문서의 종류) 문서는 지침문서, 공고문서, 일반문서로 구분한다. ① 지침문서는 관리주체 또는 자체적으로 소속 직원에게 업무처리를 위한 기본 지침을 정하는 내 용의 문서를 말한다. ② 공고문서는 공고 또는 방송을 통하여 입주자에게 알리기 위한 문서를 말한다. ③ 일반문서는 전 각 호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다. 제4조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를제외하고는 당해 문 서에 대한 결재권자의 결재가 있음으로서 성립한다. ② 대외문서는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 상대자에게 도달됨으로써 효력을 발 생한다.
제2장 문서의 작성
제1절 일반사항 제5조(문서의 용어) ① 문서는 한글로 가로 쓰며 표준어를 사용한다. ② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자를 쓴다. ③ 문서에 쓰는 일시는 숫자로 표시하며 연 월일의 글자는 생략하고 점(.)을찍어 연. 월. 일을 구분한다. ④ 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하여 시 : 분의 점으로 구분한다. 제6조(글의 색채) 도표를 제외한 문서에 기입하는 문자는 검은 색으로 한다.다만, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 붉은 색을 사용할 수 있다. 제7조(수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 삭제나 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 날인하여야 한다. 다만, 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 곳의 난 밖에다 가 자수를 표시하고 날인하여야 한다. 제8조(면표시) ① 문서가 두 장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 권면수와 그 면의 일 련번호를 기입한다. ② 첨부서류는 면의 표시를 따로 하며 권 면수는 생략할 수 있다. 제2절 문서의 구성 제9조(문서의 구성) 일반 문서 중 발신 문서는 두문 본문 결문으로 구성한다. ① 두문은 발신기관 또는 문서번호 시행년월일 수신기관으로 한다. ② 본문은 발신자 명의 및 수신처란으로 한다. ③ 결문은 발신자 및 수신처란으로 한다. 제10조(분류기호와 문서의 일련번호 ) 문서는 연도별 문서 시행에 따라 일련번호를 쓴다. 제11조(끝 표시와 첨부의 표시) 본문이 끝나면 한자 띄우고 '끝'를 쓰며 본문에 밝힐 필요가 있는 물건이 첨부될 때에는 첨부의 표시를 한 다음 한자 띄우고 '끝'자를 쓴다. 제12조(발신 명의) 문서는 관리 사무소장의 명의로 발신한다. 제13조(직인날인 및 각인사용) 임용장. 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서와 대외로 발신하는 문서 에는 직인을 찍어야 한다. 다만 , 입주자에게 알리는 공지문이나 홍보문 등은 생략할 수 있다.
제3장 문서의 처리 제1절 접수 및 처리 제14조(문서의 접수) ① 문서는 문서에 관한 사무를 분장하는 관리과에서 접수한다. ② 전신, 전화에 의하여 작성된 문서는 지체 없이 담당자에게 인계하여야 한다. ③ 접수된 문서는 접수인을 찍어 처리한다. 제15조(문서의 분류 및 처리) ① 관리과에서 문서를 접수한 때에는 즉시 문서 접수대장에 등재하고 담 당자에게 인계한다. ② 문서를 인계받은 담당자는 처리전을 첨부하여 소장의 결재를 받아야 한다 ③ 단순한 공람 또는 보고문서는 처리전을 붙이지 아니한다.
제2절 기안 및 시행 제16조(기안) 기안은 주임급 이상 책임자가 함을 원칙으로 하고 따로 정하는 서식에 의한 기안용지를 사용한다. 제17조(시행문의 작성) ① 발신한 문서는 결재를 받은 후 소정의 서식에 따라 시행문을 작성하고 문서 수발을 주관하는 관리과(계)에서 발신한다. ② 전신, 전화에 의한 발신문서는 시행문 작성을 생략하고 기안문서에 의하여 발신 한다. 제18조(보고문의 시행) 정기보고 또는 1회 보고서로서 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서는 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신명의란을 설정하여 직인을 날인 시행할 수 있다. 제19조(장부에 의한 처리) 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계장부에 기입하여 처리할 수 있다. 제3절 결재 제20조(전결, 대결, 후결) ① 관리 기구의 장은 사무내용에 따라 하급직위로 하여금 위임 전결처리하게 대결할 수 있으며 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후결을 받아야 한다. ② 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후결을 받아야 한다. ③ 긴급한 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는그 직무를 대행할 수 있는 자의 대결로서 우선 시행하고 결재권자의 후결을 받아야 한다. 다만,개인 또는 단체의 권 리의무에 관계되는 중요한 문서는 그러하지 아니한다. ④ 전항에 의하여 문서를 시행한 후 결재권자가 후결 시에 그 내용을 수정할 때에는 그 수정한 사항을 수신자에게 통보하여야 한다.
제4절 발송 제22조(문서의 발송) ① 문서발송처에서 문서를 우편 또는 인편에 의하여 발송할 때에는 문서의 첫면하 단에 발송인을 찍어 발송한다. ② 시행한 문서의 원안은 당해 문서 소관과에서 보관한다. 제23조(문서 수발부) ① 관리과는 접수대장과 발송대장을 비치하고 이에 의하여 문서의 수발상황을 기록 정리한다. ② 접수대장과 발송대장을 한 권의 대장으로 겸용할 때에는 발송상황을 붉은색으로 기재한다.
제4장 보관과 보존 제1절 편철과 보관 제24조(분류) 처리 완결된 문서는 업무별로 아래와 같이 분류함을 원칙으로 하며, 세부 분류는 별도로 정한다. ① 대 관리주체 관련업무 : 관리주체 지침, 관리주체 건의, 보고사항 등 ② 대관 : 관계관청 지시 및 보고사항 등 ③ 대외 : 각종 용역업자, 납품업자 등과의 관련업무 ④ 하자 : 하자관련업무는 상기 1, 2, 3호의 관련업무와 별도로 정리보관한다 ⑤ 기타 문서는 각종 일지 , 대장 장부 및 기록부 등으로 분류하여 서류의 세부내용(양식포함)은 별도로 정한다. 제25조(1건철) 문서는 매 안건마다 그 발생 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표시를 사 용하여 1건으로 합철한다. 제26조(보관철의 사용) ① 1건철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철(홀다)을 사용한다. ② 보관철내의 문서량은 200매를 기준함을 원칙으로 한다. 제27조(편철방법) ① 전기 제24조의 1 , 2 , 3, 4호의 문서 보관철에는 그 표지 이면에'색인목록'을 붙인다. ② 전기 제24조의 5호의 문서 보관철 표지 이면에 관리주체 점검기록부를 붙이어 관리주체 점 검시 지적사항을 기록토록 하여야 한다. 제28조(특수문서의 보관) 첨부물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 보관하기 곤란할 경우에는 표면에 관계문서의 발신처, 분류기호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관할 수 있다. 제29조(서류함) 완결된 서류는 주무처에 불구하고 관리과에서 보관한다. 제30조(미결문서의 보관) ① 1건철로 완결 되지 아니한 미결문서는 업무담당자별로 미결문서 보관철에 1건으로 임시철 하여 완결될 때까지 지정된 서류함 또는 설합에 보관한다. ② 전항의 미결문서 보관철에는 담당자명을 명기하여 색출에 용이하도록 한다.
제2절 보존과 폐기 제31조(보존기간) ① 문서의 보존기간은 다음 6종으로 구분한다. 다만. 특히 필요한 경우에는 그 기간을 단축 또는 연장할 수 있다. 1. 영구보존 : 영구히 보존할 문서 2. 준영구보존 : 영구보존할 필요는 없으나 10년이상 보존할 문서로서 기간을 정한 문서 3. 10년 보존 4. 5년 보존 5. 3년 보존 6. 1년 보존 ② 문서보존 기간별 책정기준은 따로 정한다. 제32조(보존) 모든 보관철은 연도별 분류문서별로 보존함을 원칙으로 한다. 제33조(보존문서/기록대장) 보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 보존문서 기록대장에 보존 기간별로 현황을 기록하여 비치하여야 한다. 제34조(점검 및 소독) 관리담당자는 연1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상 태를 확인하여야 하며 보존문서의 변질, 충해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다. 제35조(보존기간 경과 문서의 폐기) 보존기간이 끝난 보존문서 기록대장에 붉은글씨로 폐기일자를 기 입한 후 폐기하여야 한다. 제36조(재생) 폐기문서 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 않고 재생 활용할 수 있도록 한다. 제37조(인장의 종류 및 규격) 관리사무소에서 사용하는 인장의 종류 및 규격은 아래와 같다. ① 직인(정방 사각형 27mm×27mm) 견본 ② 소장 인감(직경 18mm) 견본
③ 발송, 접수인(직경 35mm) 견본 ④ 영수인(직경 35mm) 견본
⑤ 관리사무소인 견본 ⑥ 결재인 견본
제38조(인장의 조각등록) ① 직인 및 상기 각종 인은 해당 관리 사무소장이 입주자대표회의와 협의하여 조각한다. ② 입주자 대표 회의는 별첨 서식의 인장대장에 상기 인의 인영을 등록하여 보존하여야 한다. 제39조(인장의 관리 및 날인방법) ① 인장의 관리는 해당 관리 사무소장이 하며 , 인장함에 넣어 보관 관리하도록 한다. ②발송, 접수 문서를 제외한 각종 증명 및 신고서류 등의 날인시에는 인장날인 대장에 그 날 인 상황을 기록하여야 한다.
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