관리규정모음 - 각종관리규정
../jaryo/ghlrb.htm공동주택 표준관리규정
회 계 규 정
울산참여자치연대
회 계 규 정
제 1 장 총 칙
제1조 (목적) 이 규정은 공동주택관리령(이하 "영"이라 한다) 제7조에서 규정하는 공동주택을 관리함에 있어서 공정한 회계처리가 수행되도록 함을 목적으로 한다.
제2조 (적용범위)
①공동주택의 관리회계에 관하여는 관계법령 및 영 제9조에서 규정하는 공동주택관리규약(이하 "관리규약"이라 한다)에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 의한다.
②입주자대표회의의 감사는 관리주체(자치관리를 하는 경우에는 자치관리사무소장, 위탁관리를 하는 경우에는 주택관리업자를 말한다. 이하 같다)로부터 규정에 따라 회계처리를 할 것을 내용으로 하는 각서를 징구하여 보관하여야 한다.
제3조 (회계년도)
공동주택의 관리회계년도는 관리규약으로 특별히 정한 경우를 제외하고는 매년 1월1일부터 12월 31일까지로 한다.
제4조 (회계년도 귀속구분)
수익 및 비용의 계상과 자산 및 부채 등의 증감변동에 관하여는 그 원인이 되는 사항이 발생한 날 또는 실현된 날을 기준으로 하여 연도귀속을 구분한다. 다만, 그 사실이 발생한 날을 정할 수 없는 경우에는 그 사실을 인식한 날 또는 실현된 날을 기준으로 하여 연도귀속을 구분한다.
제5조 (회계처리원칙)
①회계는 재무상의 자료를 일반적으로 인정된 회계원칙에 따라 처리하여야 한다.
②회계는 일반적으로 공정하다고 인정되는 회계관습에 따라 처리하여야 한다.
제6조 (회계담당)
①관리주체는 회계에 관한 독립의 업무를 담당하기 위하여 회계단위별로 다음의 회계담당을 두어야 한다.
1. 수입에 관한 업무를 담당하는 수입담당
2. 지출에 관한 업무를 담당하는 지출담당
3. 계약기타의 지출원인행위을 담당하는 지출원인행위담당 또는 계약을 담당하는 계약담당
4. 재고자산, 고정자산, 및 물품 기타자산을 관리하는 각 자산관리담당
②제1항 제1호와 제2호 및 제3호의 회계담당은 겸직할 수 없다. 다만, 직원의 부족 등으로 겸직이 불가능하여 입주자대표회의의 승인을 얻은 경우에는 그러하지 아니할 수 있다.
제7조 (회계업무의 인계인수)
회계업무의 인계인수를 함에 있어서는 인계자 또는 그 대리인이 작성한 문서의 내용을 입회자의 입회하에 확인한 후 인계자-인수자 및 입회자가 기명 날인하여야 한다.
제8조 (회계관계직원의 책임)
①회계관계직원은 법령 및 관리규약과 이 규정에서 정하는 바에 따라 성실하게 그 직분에 따른 회계처리를 하여야 한다.
②회계관계직원은 고의 또는 중대한 과실로 인하여 입주자에게 손해를 미친 때에는 변상의 책임이 있다.
③현금 또는 물품을 출납 보관하는 자가 그 보관에 준 하는 현금 또는 물품을 망실, 훼손하였을 경우에 선량한 관리자의 주의를 태만히 하지 아니한 증명을 못하였을 때에는 변상의 책임을 진다.
④회계관계직원은 스스로 사무를 집행하지 아니한 것을 이유로 그 책임을 면할 수 없다.
⑤관리주체의 대표자는 소속직원의 책임에 관하여 고의 또는 중과실의 경우 연대책임을 진다.
⑥입주자대표회의의 회장은 자치관리를 하는 경우에는 회계관계직원(관리사무소장을 포함한다), 위탁관리를 하는 경우에는 관리주체의 대표자로부터 제1항 내지 제5항의 규정에 따라 책임을 질 것을 내용으로 하는 각서를 징구하여 보관하여야 한다.
제9조 (회계관계직원의 재정보증)
①회계관계직원에 대한 재정보증금액 및 재정보증에 관한 사항은 관리규약으로 정한다.
②관리주체는 재정보증이 없는 자에게 회계업무를 담당하게 하여서는 아니된다.
③입주자대표회의의 감사는 입주자대표회의의 회장, 관리주체 및 회계관계직원으로부터 재정보증서를 징구하여 보관하여야 한다.
제10조 (회계관계직원의 직인사용)
①회계관계직원은 회계업무를 처리함에 있어서 그 업무 또는 직무를 표시하는 인장(이하 "직인" 이라 한다)을 사용할 수 있다.
②직인의 비치, 규정, 내용, 보관, 관리, 대장관리 기타 직원의 사용-절차에 관한 사항은 따로 문서규정으로 정한다.
제11조 (채권ㆍ채무의 소멸시기)
①채권채무의 회계처리상 소멸시기는 관계법령에서 정하는 소멸시효에 의함을 원칙으로 한다.
②다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 소멸시효 완성전이라도 입주자대표회의의 승인을 받아 해당채권이 소멸한 것으로 처리할 수 있다.
1. 채무자의 소재가 불명하고 압류할 수 있는 재산의 가격이 강제집행비용 및 우선채권의 합계액을 초과하지 아니할 때
2. 채무자가 사망하고 그 상속재산의 가액이 강제집행비용 및 우선채권의 합계액을 초과하지 아니할 때
3. 채권액이 추심비용보다 소액인 때
4. 기타 부득이한 사유가 있는 경우로서 입주자 과반수의 동의를 얻은 때
제12조 (회계서류의 보관 등)
회계서류의 보관, 열람, 보존, 편철, 대출 및 복사는 따로 문서규정으로 정한다. 이 경우 보관책임에 관한 사항을 명시하여야 한다.
제13조 (시행세칙)
이 규정에서 정하는 이외의 필요한 사항은 관리주체가 입주자대표회의의 승인을 얻어 시행세칙으로 정할 수 있다.
제 2 장 회계처리와 장표
제14조 (장표의 제정)
①회계장표의 종류ㆍ양식과 규격은 관리주체가 정하되 입주자대표회의의 승인을 얻어야 한다.
②제1항의 장표는 회계처리내용을 객관적이고 명료하게 표시될 수 있도록 정하여야 한다.
제15조 (전표)
①모든 거래는 전표에 의하여 처리되어야 한다.
②전표는 입금전표, 출금전표, 대체전표로 구분한다.
③결의서 또는 증빙서는 전표로 대용할 수 있다. 이 경우 결의서 및 증빙서의 서식에는 전표의 기능이 포함되어야 한다.
④전표의 합계금액은 이를 정정하지 못하며, 기타 기재사항의 오기를 정정할 때에는 반드시 책임자가 날인하여야 한다.
⑤전표에는 기표자와 회계책임자가 날인하여 매월 입금전표와 출금전표를 합께 편철보관하여야 한다.
제16조 (장부)
①회계장부는 주요부와 보조부로 구분한다.
②주요부는 분개장과 총계정원장으로 하고 보조부는 각 계정원장 및 명세장으로 한다. 다만, 전표 및 일계표를 일자순으로 철하여 분개장에 갈음할 수 있다.
제17조 (장부의 오기정정)
①장부의 오기사항은 해당부분을 평행 2주선으로 말소하여 정정하여야 한다.
②오기로 인하여 공란으로 할 필요가 있을 때에는 해당부분을 평행선 2주선으로 말소하고 "공란"이라 주서한다.
③장부가 전면오기되었거나 공백인 때에도 제1항 및 제2항에 준한다.
④금액은 한 행 중 일부가 오기일지라도 그 행 전부를 정정하여야 한다.
⑤정정부분에는 반드시 정정자가 날인하여야 한다.
⑥정정시에는 약품을 사용하거나 제거 또는 개서할 수 없다.
⑦거래기장의 오류는 동일변에 주기정정 한다.
제18조 (장부의 마감)
회계장부의 마감은 다음과 같이 한다.
1) 현금출납장은 매일 마감한다.
2) 총계정원장, 각 계정원장 기타 명세장은 매월 말에 마감한다.
3) 장부마감시에는 미리 그 마감잔액을 관계장부와 대조하여 확인하여야 한다.
4) 거래가 종결되는 장부는 종결시에 마감하며, 회계연도 초에 이월을 필요로 하는 장부는 결산일에 마감한다.
제19조 (장부폐쇄 및 갱신)
①회계장부는 매회계년도별로 결산확정시에 폐쇄하며, 차기에 사용할 수 없다. 다만, 장부의 성질상 계속사용이 필요한 경우에는 예외로 할 수 있다.
②장부의 갱신은 회계연도 초에 행하고 회계연도의 기간 중에는 특별한 경우를 제외하고는 이를 갱신할 수 없다.
제20조 (장부의 이월)
회계연도 말에 있어서는 대차대조표 계정의 제잔액은 다음 회계연도 1일로 신장부에 이월하되 미결산계정에 관하여는 그 명세를 이기하여야 한다. 다만, 그 양이 많은 경우에는 일괄하여 이월하고 신ㆍ구장부를 같이 비치하여야 한다.
제21조 (장부의 검열)
관리사무소장 및 입주자대표회의의 감사는 매월 장부기입을 검열하여야 한다.
제22조 (증빙서류)
증빙서류는 거래사실의 경위를 실증하여 기장의 증거가 되는 증빙서로서 특별한 사유로 증빙서류의 작성이 곤란한 경우를 제외하고는 다음 각호에 의하여 작성하여야 한다.
1. 지출결의서
가. 지출결의서의 지출금액은 정정하지 못한다.
나. 적요란에는 지급의 뜻, 공사명, 품명 및 수량, 산출내역, 부분급내용과 지급회수, 선급금 및 개산금의 표시 등 필요한 사항을 명기하여야 한다.
2. 영수증서
가. 정당한 채권자가 지출결의서의 영수란에 기명, 날인하거나 합계금액의 정정이 없는 영수서 에 기명, 날인한 것이어야 한다.
나. 채권자가 지정하는 예금계좌 또는 우편대체계좌에 입급함으로써 지급하는 경우에는 금융기 관이 발행하는 입금증명 또는 통신관서가 발행하는 영수증을 "가" 목에 의한 영수증서로 본다.
다. 판공비의 경우 부득이한 사유로 인하여 영수증을 징구하지 못하는 때에는 지급증으로 갈음 할 수 있다.
3. 청구서
청구서의 합계금액은 정정하지 못하며, 그 명세는 계약서 등 다른 관계서류의 명세와 일치하여야 한다.
4. 계약서
가. 계약서의 합계금액은 정정하지 못한다.
나. 계약서와 그 부속서류는 그 내용이 서로 부합하여야 한다.
5. 대조필
가. 급여대장, 인부사역부 등 지출에 필요한 증빙서류를 첨부하기 곤란할 경우에는 지출결의서 의 적요란에 대조필로서 갈음할 수 있다.
나. 부기증명
증빙서류와 부기증명을 요하는 사항을 관계증빙서류의 여백에 주기하고 날인한다.
제 3 장 예 산
제23조 (예산편성)
①모든 수입과 지출은 예산에 편성함을 원칙으로 한다.
②관리주체는 회계연도개시 1월전까지 예산안을 작성하여 입주자대표회의에 제출하여야 한다.
③예산안에는 다음 각호의 서류를 첨부하여야 한다.
1. 수입ㆍ지출 예산서
2. 사업계획서
3. 기타 필요한 서류
④입주자대표회의가 필요하다고 인정하여 예산편성지침을 정한 경우에는 관리주체는 이에 따라 제2항의 예산안을 작성하여야 한다.
제24조 (예산안의 성립)
①입주자대표회의는 회계연도개시전까지 예산안을 심의하여 의결하여야 한다.
②예산은 입주자대표회의의 의결로서 성립한다.
③입주자대표회의의 회장은 성립된 예산을 지체없이 관리주체에게 통지하여야 한다.
제25조 (사업계획서)
관리주체는 예산결정통지서를 받은 후 지체없이 분기별 사업시행계획서를 작성하여 입주자대표회의에 제출하여야 하며, 입주자대표회의는 이를 조정하여 관리주체에게 송부하여야 한다.
제26조 (예산의 전용 및 이월)
①지출예산에 정하여진 예산액은 과목간에 이를 전용할 수 없다.
다만, 부득이한 사유로 인하여 입주자대표회의의 승인을 얻은 경우에는 그러하지 아니하다.
②예산은 다음 연도에 이월하여 사용할 수 없다. 다만, 이월공사인 경우에는 그러하지 아니하다.
제27조 (추가경정예산)
①예산이 성립된 후의 사업계획의 변경 또는 기타 불가피한 사유로 이미 성립된 예산을 변경할 필요가 있을 때에는 추가경정예산을 편성할 수 있다.
②제1항의 추가경정예산의 편성 및 집행절차는 본 예산에 준하여 처리한다.
제28조 (예산불성립시의 예산집행)
①예산이 부득이한 사유로 인하여 회계연도 개시전까지 성립되지 아니한 때에는 당해회계연도 예산안에 계상된 것은 전 연도의 실적범위내에서 집행할 수 있다.
②제1항에 의하여 집행된 예산은 당해연도 예산이 성립되면 그 성립된 예산에 의하여 집행된 것으로 본다.
제29조 (예산집행 실적보고)
①관리주체는 매분기 말일을 기준으로 하여 예산액과 대비한 예산집행실적을 입주자대표회의에 보고하여야 한다.
②입주자대표회의는 제1항의 보고서를 종합분석하고 그 결과를 매분기마다 입주자에게 개별통지 하여야 한다.
제 4 장 수입 및 지출
제30조 (수입금의 징수)
①수입금을 징수ㆍ결정하고자 한 때에는 수입결의서(관리비 부과내역서)에 의하여야 하며, 납입의 무자에게 납입고지서를 발부하여야 한다.
②다음 각호의 경우에는 수입결의서 및 납입고지서에 의하지 아니하고 수납할 수 있다.
1. 위약금 및 해약금
2. 변상금
3. 과태료
4. 반납금
5. 이자수입 및 배당수입
6. 기타관계법령 및 계약 등에 의한 확정수입
③수입금을 징수하는 때에는 고지금액 전액을 징수하는 것을 원칙으로 하고, 부득이한 사유로 분할 징수하는 경우에는 대불금, 연체료, 기타 납부금의 순위로 징수하여야 한다.
제31조 (납입고지서의 정정금지)
①납입고지서의 기재사항중 금액은 정정할 수 없다.
②납입고지서의 발행후 기재사항의 오류가 발견되었을 때는 지체없이 정정된 납입고지서를 재발행하여야 한다.
제32조 (납입고지서의 기한)
①수입금의 납입고지를 할 때에는 납입개시 5일전에 납입고지서를 발행하여야 한다.
②납입고지서의 납입기한은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 고지일로부터 7일 이내로 한다.
③납입기한이 공휴일일 경우에는 그 다음날로 한다.
제33조 (장부정리)
수입금을 징수결정하고 납입고지서를 발부하였을 때에는 수입금징수액 및 기타 필요한 장부에 기재하여 수입금징수의 전말을 명백히 하여야 한다.
제34조 (납입영수증의 보관)
수입금이 납입되었을 때에는 일계표ㆍ납입고지서원본ㆍ납입영수증서, 거래점과의 대조확인서등을 증빙서류로 보관하여야 한다.
제35조 (불납한 경우의 처리)
① 납입기한이 경과하여도 납입하지 아니하는 납입의무자에 대하여는 납입일 경과후 ( )월 이내 독촉장을 발행하여야 한다.
②불납한 내용을 조사한 결과 납입의 가망이 없거나, 납입을 태만히한 자에 대하여는 체납자의 재정상황등을 조사하여 제소 등의 절차를 취하여야 한다.
③관리주체는 제2항의 제소 등의 조치를 하였을 경우에는 입주자대표회의에 조치사항을 보고하여야 한다.
④불납시의 연체요율은 별첨1표에 의한다.
제36조 (수납금의 취급 및 기장)
①모든 수입금은 지정금융기관에서만 대행 수납하도록 하되, 입주자대표회의의 회장 및 관리주체의 공동명의로 된 예금구좌에 입금되도록 하여야 한다.
②수납담당자는 매일 수납한 수입금에 대한 영수필통지서와 수입일계표를 지정금융기관으로부터 송부받아 이를 검토한 후 관련장부에 기재하여야 한다.
제37조 (금전의 보관)
①금전 및 수표장은 견고한 금고에 보관하고 보관에 필요한 조치를 취하여야 한다.
②전도금의 지급잔액과 마감 후에 출납된 수입현금을 제외하고는 현금을 보관할 수 없다.
③현금시재액은 매일 관리사무소장의 검사후 출납책임자가 이를 보관하여야 한다.
제38조 (충당금의 운용)
관리주체는 각종충당금 및 유휴자금을 수납사무를 대행 취급하는 지정금융기관에 가장 이율이 높고 안정한 방법으로 예치관리하여야 한다.
제39조 (수입금의 관리)
①각종수입금은 다음 각호에 따라 관리하여야 한다.
1. 매월 소요되는 비용은 관리주체의 명의로 지정금융기관에 예금구좌를 개설하여 예치 보관할 수 있다.
2. 각종충당금은 입주자대표회의의 회장 및 관리주체의 공동명의로 지정금융기관에 예금구좌를 개설하여 예치관리하여야 한다.
3. 특별수선충당금은 입주자대표회의의 명의로 입주자대표회의가 지정하는 금융기관에 예치하여 야 한다.
②제1항의 예금증서와 인장은 보관책임자를 각각 따로 지정하여 관리하여야 한다.
제40조 (지출의 원칙)
지출은 채권자가 지정하는 금융기관의 예금구좌 또는 체신관서의 우편대체계좌에 입금(이하 "채권자계좌입금"이라 한다.)함으로써 지급하여야 한다. 다만, 각호의 1에 해당하는 경우에는 예외로 할 수 있다.
1. 인건비, 여비를 지출하는 경우
2. 1건당 10만원 미만을 지출하는 경우
3. 기타 채권자계좌입금에 의하여 지급하는 것이 특별히 곤란하다고 인정하는 경우
제41조 (지출원인행위)
①지출원인행위를 할 때에는 지출원인행위결의서를 작성하여야 한다.
다만, 지출원인행위결의서에 의하기 곤란한 경우에는 내부결제문서로서 이에 갈음할 수 있다.
②비용예산중 다음 각호의 경비는 지출원인행위결의서 작성을 생략할 수 있다.
1. 공공요금, 제세공과, 인건비, 여비
2. 기타 정례적인 확정 경비
③지출원인행위자는 계약의 해제, 계약금액의 변경 등으로 인하여 그 지출원인행위액을 취소하거나, 증감하고자 할 때에는 당초의 지출원인행위를 소급하여 취소 또는 정정하지 아니하고, 따로 지출원인행위취소결의서 또는 지출원인행위증감결의서를 작성하여야 한다.
제42조 (지출원인행위서류의 송부 및 심사)
①지출원인행위자는 지출원인행위가 끝나면 지출원인행위 관계서류를 지출담당에게 송부하여야 한다.
②지출담당은 지출원인행위자로부터 지출원인관계서류를 받았을 때에는 이를 심사하여야 한다.
③제2항의 심사결과 부적당할 때에는 관계서류를 지출원인행위자에게 반환하여 그 시정을 요구하여야 한다.
제43조 (지출결의서에 대한 감사)
입주자대표회의의 감사는 지출업무의 적정을 유지하기 위하여 필요시 지출에 관한 증빙서를 감사하여야 한다.
제44조 (잔고조회서)
입주자대표회의회장과 관리사무소장, 감사는 매월 말에 지정금융기관으로부터 예금잔고증명을 받아 관계장부와 대조하여야 한다.
제 5 장 자산회계
제45조 (재고자산의 범위)
①재고자산은 다음 각호에 게기하는 물품을 말한다. 다만, 2호 내지 4호의 물품과 개별난방방식의 경우에는 소모품비 등으로 처리할 수 있다.
1. 연료용 유류
2. 소비성 공구
3. 수선용 자재
4. 소관제
5. 기타관리주체가 입주자대표회의의 승인을 얻어 정하는 물품
②제1항의 재고자산을 구입한 경우에는 이를 저장품에 계상하고 사용시 비목으로 처리한다.
제46조 (재고자산의 관리)
①재고자산은 적정수준을 정하여 관리의 합리화를 기하여야 한다.
②재고자산의 출납은 입ㆍ출고전표에 의하여야 한다.
③재고자산의 입고 및 출고에 관한 기록은 특별한 경우를 제외하고는 계속기록방법에 의한다.
④재고자산의 출고가격 산정은 선입선출법에 의하되 계속성을 유지하여야 한다.
제47조 (재고조사)
①관리사무소장은 매월말일을 기준으로 하여 재고자산을 실사하여야 한다.
②재고자산을 실사할 경우에는 관리사무소장이 지정하는 수불 업무와 관계없는 직원과 입주자대표회의에서 정하는 동별 대표자 또는 입주자 1인 이상을 입회시켜야 한다.
③관리사무소장이 재고자산을 실사하고자 할 때에는 그 시기를 방송ㆍ게시 등의 방법으로 입주자에게 알려 입주자 또는 이해관계인이 입회할 수 있도록 하여야 한다.
④재고조사결과 현물의 과부족이 발견될 경우에는 그 원인을 조사하여 필요한 조치를 하여야 한다.
제48조 (고정자산의 취득)
①고정자산의 취득은 고정자산을 신설ㆍ증설 또는 제조하기 위한 구입ㆍ제작ㆍ교환ㆍ증여 등을 말한다.
②관리주체가 고정자산을 취득하고자 하는 경우에는 입주자대표회의의 승인을 받아야 한다.
③제2항의 승인을 요청하는 때에는 다음 각호에서 게기하는 사항을 기재한 문서를 첨부하여야 한 다.
1. 취득하고자 하는 고정자산의 명칭과 종류
2. 구입하고자 하는 사유
3. 예정가격 및 단가
4. 취득방법
5. 기타 필요한 사항
④관리주체가 고정자산을 취득할 경우에는 고정자산대장을 작성하여 고정자산의 취득관련증빙서류와 함께 보관ㆍ비치하여야 한다.
제49조 (고정자산의 임대차)
고정자산을 임대차 하고자 하는 경우에는 입주자대표회의의 의결을 얻어야 한다.
제50조 (관리대장)
재고자산ㆍ고정자산의 관리를 위하여 자산별 대장을 비치하고 취득ㆍ처분ㆍ교환 등의 내용을 발생순으로 정리하여야 한다.
제 6 장 결 산
제51조 (결산)
①결산은 당해연도의 회계처리 상태를 명확히 파악할 수 있도록 명료하게 하여야 한다.
②결산은 회계연도 말을 기준으로 하여 실시하고 재무제표는 매월 작성한다.
③결산시에는 연도이월이 불가피할 사항을 제외하고는 모든 미결산 계정을 정리하여야 한다.
④미경과수익ㆍ미경과비용과 미수수익ㆍ미지급비용등 손익 관련된 사항은 결산전에 정산하여 정리하여야 한다.
⑤미확정채권은 귀속의 사유가 확정되지 아니하는 한 계상하지 아니하고 미확정채무는 면책의 사유가 확정되지 아니하는 한 계상하여야 한다.
⑥특별수선충당금과 퇴직급여충당금은 결산일 현재 적립하여야 할 총액으로 하며, 그 계산의 기준과 절차를 달리하여서는 아니된다.
제52조 (결산보고)
①관리주체는 결산일로부터 1월 이내에 결산서를 작성하여 입주자대표회의에 보고하여야 한다.
②결산서에는 다음 각호의 서류를 첨부하여야 한다.
1. 대차대조표
2. 손익계산서
3. 충당금내역서
4. 각계정부속명세서
5. 공인회계사의 회계감사보고서(공인회계사의 회계감사를 받은 경우에 한한다)
③입주자대표회의에 보고한 결산서는 관리사무소에 항상 비치하여 입주자 및 이해관계인이 열람할 수 있도록 하여야 한다.
회 계 규 정
울산참여자치연대
회 계 규 정
제 1 장 총 칙
제1조 (목적) 이 규정은 공동주택관리령(이하 "영"이라 한다) 제7조에서 규정하는 공동주택을 관리함에 있어서 공정한 회계처리가 수행되도록 함을 목적으로 한다.
제2조 (적용범위)
①공동주택의 관리회계에 관하여는 관계법령 및 영 제9조에서 규정하는 공동주택관리규약(이하 "관리규약"이라 한다)에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 의한다.
②입주자대표회의의 감사는 관리주체(자치관리를 하는 경우에는 자치관리사무소장, 위탁관리를 하는 경우에는 주택관리업자를 말한다. 이하 같다)로부터 규정에 따라 회계처리를 할 것을 내용으로 하는 각서를 징구하여 보관하여야 한다.
제3조 (회계년도)
공동주택의 관리회계년도는 관리규약으로 특별히 정한 경우를 제외하고는 매년 1월1일부터 12월 31일까지로 한다.
제4조 (회계년도 귀속구분)
수익 및 비용의 계상과 자산 및 부채 등의 증감변동에 관하여는 그 원인이 되는 사항이 발생한 날 또는 실현된 날을 기준으로 하여 연도귀속을 구분한다. 다만, 그 사실이 발생한 날을 정할 수 없는 경우에는 그 사실을 인식한 날 또는 실현된 날을 기준으로 하여 연도귀속을 구분한다.
제5조 (회계처리원칙)
①회계는 재무상의 자료를 일반적으로 인정된 회계원칙에 따라 처리하여야 한다.
②회계는 일반적으로 공정하다고 인정되는 회계관습에 따라 처리하여야 한다.
제6조 (회계담당)
①관리주체는 회계에 관한 독립의 업무를 담당하기 위하여 회계단위별로 다음의 회계담당을 두어야 한다.
1. 수입에 관한 업무를 담당하는 수입담당
2. 지출에 관한 업무를 담당하는 지출담당
3. 계약기타의 지출원인행위을 담당하는 지출원인행위담당 또는 계약을 담당하는 계약담당
4. 재고자산, 고정자산, 및 물품 기타자산을 관리하는 각 자산관리담당
②제1항 제1호와 제2호 및 제3호의 회계담당은 겸직할 수 없다. 다만, 직원의 부족 등으로 겸직이 불가능하여 입주자대표회의의 승인을 얻은 경우에는 그러하지 아니할 수 있다.
제7조 (회계업무의 인계인수)
회계업무의 인계인수를 함에 있어서는 인계자 또는 그 대리인이 작성한 문서의 내용을 입회자의 입회하에 확인한 후 인계자-인수자 및 입회자가 기명 날인하여야 한다.
제8조 (회계관계직원의 책임)
①회계관계직원은 법령 및 관리규약과 이 규정에서 정하는 바에 따라 성실하게 그 직분에 따른 회계처리를 하여야 한다.
②회계관계직원은 고의 또는 중대한 과실로 인하여 입주자에게 손해를 미친 때에는 변상의 책임이 있다.
③현금 또는 물품을 출납 보관하는 자가 그 보관에 준 하는 현금 또는 물품을 망실, 훼손하였을 경우에 선량한 관리자의 주의를 태만히 하지 아니한 증명을 못하였을 때에는 변상의 책임을 진다.
④회계관계직원은 스스로 사무를 집행하지 아니한 것을 이유로 그 책임을 면할 수 없다.
⑤관리주체의 대표자는 소속직원의 책임에 관하여 고의 또는 중과실의 경우 연대책임을 진다.
⑥입주자대표회의의 회장은 자치관리를 하는 경우에는 회계관계직원(관리사무소장을 포함한다), 위탁관리를 하는 경우에는 관리주체의 대표자로부터 제1항 내지 제5항의 규정에 따라 책임을 질 것을 내용으로 하는 각서를 징구하여 보관하여야 한다.
제9조 (회계관계직원의 재정보증)
①회계관계직원에 대한 재정보증금액 및 재정보증에 관한 사항은 관리규약으로 정한다.
②관리주체는 재정보증이 없는 자에게 회계업무를 담당하게 하여서는 아니된다.
③입주자대표회의의 감사는 입주자대표회의의 회장, 관리주체 및 회계관계직원으로부터 재정보증서를 징구하여 보관하여야 한다.
제10조 (회계관계직원의 직인사용)
①회계관계직원은 회계업무를 처리함에 있어서 그 업무 또는 직무를 표시하는 인장(이하 "직인" 이라 한다)을 사용할 수 있다.
②직인의 비치, 규정, 내용, 보관, 관리, 대장관리 기타 직원의 사용-절차에 관한 사항은 따로 문서규정으로 정한다.
제11조 (채권ㆍ채무의 소멸시기)
①채권채무의 회계처리상 소멸시기는 관계법령에서 정하는 소멸시효에 의함을 원칙으로 한다.
②다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 소멸시효 완성전이라도 입주자대표회의의 승인을 받아 해당채권이 소멸한 것으로 처리할 수 있다.
1. 채무자의 소재가 불명하고 압류할 수 있는 재산의 가격이 강제집행비용 및 우선채권의 합계액을 초과하지 아니할 때
2. 채무자가 사망하고 그 상속재산의 가액이 강제집행비용 및 우선채권의 합계액을 초과하지 아니할 때
3. 채권액이 추심비용보다 소액인 때
4. 기타 부득이한 사유가 있는 경우로서 입주자 과반수의 동의를 얻은 때
제12조 (회계서류의 보관 등)
회계서류의 보관, 열람, 보존, 편철, 대출 및 복사는 따로 문서규정으로 정한다. 이 경우 보관책임에 관한 사항을 명시하여야 한다.
제13조 (시행세칙)
이 규정에서 정하는 이외의 필요한 사항은 관리주체가 입주자대표회의의 승인을 얻어 시행세칙으로 정할 수 있다.
제 2 장 회계처리와 장표
제14조 (장표의 제정)
①회계장표의 종류ㆍ양식과 규격은 관리주체가 정하되 입주자대표회의의 승인을 얻어야 한다.
②제1항의 장표는 회계처리내용을 객관적이고 명료하게 표시될 수 있도록 정하여야 한다.
제15조 (전표)
①모든 거래는 전표에 의하여 처리되어야 한다.
②전표는 입금전표, 출금전표, 대체전표로 구분한다.
③결의서 또는 증빙서는 전표로 대용할 수 있다. 이 경우 결의서 및 증빙서의 서식에는 전표의 기능이 포함되어야 한다.
④전표의 합계금액은 이를 정정하지 못하며, 기타 기재사항의 오기를 정정할 때에는 반드시 책임자가 날인하여야 한다.
⑤전표에는 기표자와 회계책임자가 날인하여 매월 입금전표와 출금전표를 합께 편철보관하여야 한다.
제16조 (장부)
①회계장부는 주요부와 보조부로 구분한다.
②주요부는 분개장과 총계정원장으로 하고 보조부는 각 계정원장 및 명세장으로 한다. 다만, 전표 및 일계표를 일자순으로 철하여 분개장에 갈음할 수 있다.
제17조 (장부의 오기정정)
①장부의 오기사항은 해당부분을 평행 2주선으로 말소하여 정정하여야 한다.
②오기로 인하여 공란으로 할 필요가 있을 때에는 해당부분을 평행선 2주선으로 말소하고 "공란"이라 주서한다.
③장부가 전면오기되었거나 공백인 때에도 제1항 및 제2항에 준한다.
④금액은 한 행 중 일부가 오기일지라도 그 행 전부를 정정하여야 한다.
⑤정정부분에는 반드시 정정자가 날인하여야 한다.
⑥정정시에는 약품을 사용하거나 제거 또는 개서할 수 없다.
⑦거래기장의 오류는 동일변에 주기정정 한다.
제18조 (장부의 마감)
회계장부의 마감은 다음과 같이 한다.
1) 현금출납장은 매일 마감한다.
2) 총계정원장, 각 계정원장 기타 명세장은 매월 말에 마감한다.
3) 장부마감시에는 미리 그 마감잔액을 관계장부와 대조하여 확인하여야 한다.
4) 거래가 종결되는 장부는 종결시에 마감하며, 회계연도 초에 이월을 필요로 하는 장부는 결산일에 마감한다.
제19조 (장부폐쇄 및 갱신)
①회계장부는 매회계년도별로 결산확정시에 폐쇄하며, 차기에 사용할 수 없다. 다만, 장부의 성질상 계속사용이 필요한 경우에는 예외로 할 수 있다.
②장부의 갱신은 회계연도 초에 행하고 회계연도의 기간 중에는 특별한 경우를 제외하고는 이를 갱신할 수 없다.
제20조 (장부의 이월)
회계연도 말에 있어서는 대차대조표 계정의 제잔액은 다음 회계연도 1일로 신장부에 이월하되 미결산계정에 관하여는 그 명세를 이기하여야 한다. 다만, 그 양이 많은 경우에는 일괄하여 이월하고 신ㆍ구장부를 같이 비치하여야 한다.
제21조 (장부의 검열)
관리사무소장 및 입주자대표회의의 감사는 매월 장부기입을 검열하여야 한다.
제22조 (증빙서류)
증빙서류는 거래사실의 경위를 실증하여 기장의 증거가 되는 증빙서로서 특별한 사유로 증빙서류의 작성이 곤란한 경우를 제외하고는 다음 각호에 의하여 작성하여야 한다.
1. 지출결의서
가. 지출결의서의 지출금액은 정정하지 못한다.
나. 적요란에는 지급의 뜻, 공사명, 품명 및 수량, 산출내역, 부분급내용과 지급회수, 선급금 및 개산금의 표시 등 필요한 사항을 명기하여야 한다.
2. 영수증서
가. 정당한 채권자가 지출결의서의 영수란에 기명, 날인하거나 합계금액의 정정이 없는 영수서 에 기명, 날인한 것이어야 한다.
나. 채권자가 지정하는 예금계좌 또는 우편대체계좌에 입급함으로써 지급하는 경우에는 금융기 관이 발행하는 입금증명 또는 통신관서가 발행하는 영수증을 "가" 목에 의한 영수증서로 본다.
다. 판공비의 경우 부득이한 사유로 인하여 영수증을 징구하지 못하는 때에는 지급증으로 갈음 할 수 있다.
3. 청구서
청구서의 합계금액은 정정하지 못하며, 그 명세는 계약서 등 다른 관계서류의 명세와 일치하여야 한다.
4. 계약서
가. 계약서의 합계금액은 정정하지 못한다.
나. 계약서와 그 부속서류는 그 내용이 서로 부합하여야 한다.
5. 대조필
가. 급여대장, 인부사역부 등 지출에 필요한 증빙서류를 첨부하기 곤란할 경우에는 지출결의서 의 적요란에 대조필로서 갈음할 수 있다.
나. 부기증명
증빙서류와 부기증명을 요하는 사항을 관계증빙서류의 여백에 주기하고 날인한다.
제 3 장 예 산
제23조 (예산편성)
①모든 수입과 지출은 예산에 편성함을 원칙으로 한다.
②관리주체는 회계연도개시 1월전까지 예산안을 작성하여 입주자대표회의에 제출하여야 한다.
③예산안에는 다음 각호의 서류를 첨부하여야 한다.
1. 수입ㆍ지출 예산서
2. 사업계획서
3. 기타 필요한 서류
④입주자대표회의가 필요하다고 인정하여 예산편성지침을 정한 경우에는 관리주체는 이에 따라 제2항의 예산안을 작성하여야 한다.
제24조 (예산안의 성립)
①입주자대표회의는 회계연도개시전까지 예산안을 심의하여 의결하여야 한다.
②예산은 입주자대표회의의 의결로서 성립한다.
③입주자대표회의의 회장은 성립된 예산을 지체없이 관리주체에게 통지하여야 한다.
제25조 (사업계획서)
관리주체는 예산결정통지서를 받은 후 지체없이 분기별 사업시행계획서를 작성하여 입주자대표회의에 제출하여야 하며, 입주자대표회의는 이를 조정하여 관리주체에게 송부하여야 한다.
제26조 (예산의 전용 및 이월)
①지출예산에 정하여진 예산액은 과목간에 이를 전용할 수 없다.
다만, 부득이한 사유로 인하여 입주자대표회의의 승인을 얻은 경우에는 그러하지 아니하다.
②예산은 다음 연도에 이월하여 사용할 수 없다. 다만, 이월공사인 경우에는 그러하지 아니하다.
제27조 (추가경정예산)
①예산이 성립된 후의 사업계획의 변경 또는 기타 불가피한 사유로 이미 성립된 예산을 변경할 필요가 있을 때에는 추가경정예산을 편성할 수 있다.
②제1항의 추가경정예산의 편성 및 집행절차는 본 예산에 준하여 처리한다.
제28조 (예산불성립시의 예산집행)
①예산이 부득이한 사유로 인하여 회계연도 개시전까지 성립되지 아니한 때에는 당해회계연도 예산안에 계상된 것은 전 연도의 실적범위내에서 집행할 수 있다.
②제1항에 의하여 집행된 예산은 당해연도 예산이 성립되면 그 성립된 예산에 의하여 집행된 것으로 본다.
제29조 (예산집행 실적보고)
①관리주체는 매분기 말일을 기준으로 하여 예산액과 대비한 예산집행실적을 입주자대표회의에 보고하여야 한다.
②입주자대표회의는 제1항의 보고서를 종합분석하고 그 결과를 매분기마다 입주자에게 개별통지 하여야 한다.
제 4 장 수입 및 지출
제30조 (수입금의 징수)
①수입금을 징수ㆍ결정하고자 한 때에는 수입결의서(관리비 부과내역서)에 의하여야 하며, 납입의 무자에게 납입고지서를 발부하여야 한다.
②다음 각호의 경우에는 수입결의서 및 납입고지서에 의하지 아니하고 수납할 수 있다.
1. 위약금 및 해약금
2. 변상금
3. 과태료
4. 반납금
5. 이자수입 및 배당수입
6. 기타관계법령 및 계약 등에 의한 확정수입
③수입금을 징수하는 때에는 고지금액 전액을 징수하는 것을 원칙으로 하고, 부득이한 사유로 분할 징수하는 경우에는 대불금, 연체료, 기타 납부금의 순위로 징수하여야 한다.
제31조 (납입고지서의 정정금지)
①납입고지서의 기재사항중 금액은 정정할 수 없다.
②납입고지서의 발행후 기재사항의 오류가 발견되었을 때는 지체없이 정정된 납입고지서를 재발행하여야 한다.
제32조 (납입고지서의 기한)
①수입금의 납입고지를 할 때에는 납입개시 5일전에 납입고지서를 발행하여야 한다.
②납입고지서의 납입기한은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 고지일로부터 7일 이내로 한다.
③납입기한이 공휴일일 경우에는 그 다음날로 한다.
제33조 (장부정리)
수입금을 징수결정하고 납입고지서를 발부하였을 때에는 수입금징수액 및 기타 필요한 장부에 기재하여 수입금징수의 전말을 명백히 하여야 한다.
제34조 (납입영수증의 보관)
수입금이 납입되었을 때에는 일계표ㆍ납입고지서원본ㆍ납입영수증서, 거래점과의 대조확인서등을 증빙서류로 보관하여야 한다.
제35조 (불납한 경우의 처리)
① 납입기한이 경과하여도 납입하지 아니하는 납입의무자에 대하여는 납입일 경과후 ( )월 이내 독촉장을 발행하여야 한다.
②불납한 내용을 조사한 결과 납입의 가망이 없거나, 납입을 태만히한 자에 대하여는 체납자의 재정상황등을 조사하여 제소 등의 절차를 취하여야 한다.
③관리주체는 제2항의 제소 등의 조치를 하였을 경우에는 입주자대표회의에 조치사항을 보고하여야 한다.
④불납시의 연체요율은 별첨1표에 의한다.
제36조 (수납금의 취급 및 기장)
①모든 수입금은 지정금융기관에서만 대행 수납하도록 하되, 입주자대표회의의 회장 및 관리주체의 공동명의로 된 예금구좌에 입금되도록 하여야 한다.
②수납담당자는 매일 수납한 수입금에 대한 영수필통지서와 수입일계표를 지정금융기관으로부터 송부받아 이를 검토한 후 관련장부에 기재하여야 한다.
제37조 (금전의 보관)
①금전 및 수표장은 견고한 금고에 보관하고 보관에 필요한 조치를 취하여야 한다.
②전도금의 지급잔액과 마감 후에 출납된 수입현금을 제외하고는 현금을 보관할 수 없다.
③현금시재액은 매일 관리사무소장의 검사후 출납책임자가 이를 보관하여야 한다.
제38조 (충당금의 운용)
관리주체는 각종충당금 및 유휴자금을 수납사무를 대행 취급하는 지정금융기관에 가장 이율이 높고 안정한 방법으로 예치관리하여야 한다.
제39조 (수입금의 관리)
①각종수입금은 다음 각호에 따라 관리하여야 한다.
1. 매월 소요되는 비용은 관리주체의 명의로 지정금융기관에 예금구좌를 개설하여 예치 보관할 수 있다.
2. 각종충당금은 입주자대표회의의 회장 및 관리주체의 공동명의로 지정금융기관에 예금구좌를 개설하여 예치관리하여야 한다.
3. 특별수선충당금은 입주자대표회의의 명의로 입주자대표회의가 지정하는 금융기관에 예치하여 야 한다.
②제1항의 예금증서와 인장은 보관책임자를 각각 따로 지정하여 관리하여야 한다.
제40조 (지출의 원칙)
지출은 채권자가 지정하는 금융기관의 예금구좌 또는 체신관서의 우편대체계좌에 입금(이하 "채권자계좌입금"이라 한다.)함으로써 지급하여야 한다. 다만, 각호의 1에 해당하는 경우에는 예외로 할 수 있다.
1. 인건비, 여비를 지출하는 경우
2. 1건당 10만원 미만을 지출하는 경우
3. 기타 채권자계좌입금에 의하여 지급하는 것이 특별히 곤란하다고 인정하는 경우
제41조 (지출원인행위)
①지출원인행위를 할 때에는 지출원인행위결의서를 작성하여야 한다.
다만, 지출원인행위결의서에 의하기 곤란한 경우에는 내부결제문서로서 이에 갈음할 수 있다.
②비용예산중 다음 각호의 경비는 지출원인행위결의서 작성을 생략할 수 있다.
1. 공공요금, 제세공과, 인건비, 여비
2. 기타 정례적인 확정 경비
③지출원인행위자는 계약의 해제, 계약금액의 변경 등으로 인하여 그 지출원인행위액을 취소하거나, 증감하고자 할 때에는 당초의 지출원인행위를 소급하여 취소 또는 정정하지 아니하고, 따로 지출원인행위취소결의서 또는 지출원인행위증감결의서를 작성하여야 한다.
제42조 (지출원인행위서류의 송부 및 심사)
①지출원인행위자는 지출원인행위가 끝나면 지출원인행위 관계서류를 지출담당에게 송부하여야 한다.
②지출담당은 지출원인행위자로부터 지출원인관계서류를 받았을 때에는 이를 심사하여야 한다.
③제2항의 심사결과 부적당할 때에는 관계서류를 지출원인행위자에게 반환하여 그 시정을 요구하여야 한다.
제43조 (지출결의서에 대한 감사)
입주자대표회의의 감사는 지출업무의 적정을 유지하기 위하여 필요시 지출에 관한 증빙서를 감사하여야 한다.
제44조 (잔고조회서)
입주자대표회의회장과 관리사무소장, 감사는 매월 말에 지정금융기관으로부터 예금잔고증명을 받아 관계장부와 대조하여야 한다.
제 5 장 자산회계
제45조 (재고자산의 범위)
①재고자산은 다음 각호에 게기하는 물품을 말한다. 다만, 2호 내지 4호의 물품과 개별난방방식의 경우에는 소모품비 등으로 처리할 수 있다.
1. 연료용 유류
2. 소비성 공구
3. 수선용 자재
4. 소관제
5. 기타관리주체가 입주자대표회의의 승인을 얻어 정하는 물품
②제1항의 재고자산을 구입한 경우에는 이를 저장품에 계상하고 사용시 비목으로 처리한다.
제46조 (재고자산의 관리)
①재고자산은 적정수준을 정하여 관리의 합리화를 기하여야 한다.
②재고자산의 출납은 입ㆍ출고전표에 의하여야 한다.
③재고자산의 입고 및 출고에 관한 기록은 특별한 경우를 제외하고는 계속기록방법에 의한다.
④재고자산의 출고가격 산정은 선입선출법에 의하되 계속성을 유지하여야 한다.
제47조 (재고조사)
①관리사무소장은 매월말일을 기준으로 하여 재고자산을 실사하여야 한다.
②재고자산을 실사할 경우에는 관리사무소장이 지정하는 수불 업무와 관계없는 직원과 입주자대표회의에서 정하는 동별 대표자 또는 입주자 1인 이상을 입회시켜야 한다.
③관리사무소장이 재고자산을 실사하고자 할 때에는 그 시기를 방송ㆍ게시 등의 방법으로 입주자에게 알려 입주자 또는 이해관계인이 입회할 수 있도록 하여야 한다.
④재고조사결과 현물의 과부족이 발견될 경우에는 그 원인을 조사하여 필요한 조치를 하여야 한다.
제48조 (고정자산의 취득)
①고정자산의 취득은 고정자산을 신설ㆍ증설 또는 제조하기 위한 구입ㆍ제작ㆍ교환ㆍ증여 등을 말한다.
②관리주체가 고정자산을 취득하고자 하는 경우에는 입주자대표회의의 승인을 받아야 한다.
③제2항의 승인을 요청하는 때에는 다음 각호에서 게기하는 사항을 기재한 문서를 첨부하여야 한 다.
1. 취득하고자 하는 고정자산의 명칭과 종류
2. 구입하고자 하는 사유
3. 예정가격 및 단가
4. 취득방법
5. 기타 필요한 사항
④관리주체가 고정자산을 취득할 경우에는 고정자산대장을 작성하여 고정자산의 취득관련증빙서류와 함께 보관ㆍ비치하여야 한다.
제49조 (고정자산의 임대차)
고정자산을 임대차 하고자 하는 경우에는 입주자대표회의의 의결을 얻어야 한다.
제50조 (관리대장)
재고자산ㆍ고정자산의 관리를 위하여 자산별 대장을 비치하고 취득ㆍ처분ㆍ교환 등의 내용을 발생순으로 정리하여야 한다.
제 6 장 결 산
제51조 (결산)
①결산은 당해연도의 회계처리 상태를 명확히 파악할 수 있도록 명료하게 하여야 한다.
②결산은 회계연도 말을 기준으로 하여 실시하고 재무제표는 매월 작성한다.
③결산시에는 연도이월이 불가피할 사항을 제외하고는 모든 미결산 계정을 정리하여야 한다.
④미경과수익ㆍ미경과비용과 미수수익ㆍ미지급비용등 손익 관련된 사항은 결산전에 정산하여 정리하여야 한다.
⑤미확정채권은 귀속의 사유가 확정되지 아니하는 한 계상하지 아니하고 미확정채무는 면책의 사유가 확정되지 아니하는 한 계상하여야 한다.
⑥특별수선충당금과 퇴직급여충당금은 결산일 현재 적립하여야 할 총액으로 하며, 그 계산의 기준과 절차를 달리하여서는 아니된다.
제52조 (결산보고)
①관리주체는 결산일로부터 1월 이내에 결산서를 작성하여 입주자대표회의에 보고하여야 한다.
②결산서에는 다음 각호의 서류를 첨부하여야 한다.
1. 대차대조표
2. 손익계산서
3. 충당금내역서
4. 각계정부속명세서
5. 공인회계사의 회계감사보고서(공인회계사의 회계감사를 받은 경우에 한한다)
③입주자대표회의에 보고한 결산서는 관리사무소에 항상 비치하여 입주자 및 이해관계인이 열람할 수 있도록 하여야 한다.
