../jaryo/ansrb.htm문  서   규  정



                   목   차




                  제1장 총         칙



                  제2장 문서의 작성 및 처리



                  제3장 문서의 보관 및 보존



                     장 부  및  문 서 목 록








             제 1 장    총  칙


제 1 조  (목  적)
     이 규정은 관리사무소 문서의 작성,처리,보관,보존,보고,통제,서식(이하"문서사무"       라한다)에 관한기준을 정함으로써 문서사무처리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로       한다.

제 2 조  (적용범위)
    1. 관리사무소의 문서사무에 관한 기준은 다른 특별한 규정이 있는것을 제외하고는           이 규정이 정하는 바에 의한다.
    2. 비밀문서의 문서사무에 관하여는 이규정의 적용을 받는 외에 비밀 보호에 관한 법          령에 의하여 처리한다.

제 3 조  (문서의 정의와 성립)
     1. "문서"라 함은 업무상 사용되는 일반서류,조회,전보,도면,기타 각종의 기록 일체          를 포함하여 말한다.
     2. 문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해문서에 대한 결재          가 있음으로써 성립한다.

제 4 조  (문서의 취급부서)
     관리사무소의 문서,발송,집배는 경리직원(서무직이 있을경우에는 서무)이 담당하며       관리과장이 총괄한다.
  





                  제 2 장  문서의 작성 및 처리


                            제1절   총  칙

제 5 조 (수정)
     문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 곳의 난 밖에 가제 한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.



제 6 조  (면표시)
     1. 문서가 두장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전면수와 그 면의 일          련번호를 기입한다.
     2. 첨부서류는 면 표시를 따로하며, 전면수를 생략할 수 있다.

                        제 2절  문서의 구성

제 7 조  (분류기호와 문서번호)
     1. 문서의 분류기호는 부서기호와 문서분류번호로 한다.
     2. 부서기호 및 문서번호는 따로 정하되 아래와 같다.

제 8 조  (항목구분)
     문서의 내용을 그이상의 항목으로 구분할 필요가 있을때에는 다음과 같이 나누어 표       시한다.

        1. 첫째 항목의 구분은 1,2,3,4...........로 나누어 표시한다    
         2. 둘째 항목의 구분은 가,나,다,라.......로 나누어 표시한다.
         3. 셋째 항목의 구분은 1),2),3),4).......로 나누어 표시한다
        4. 넷째 항목의 구분은 가),나),다),라).....로 나누어 표시한다


                        제3절   문서의 접수 및 처리
    
제 9 조 (문서의 접수)
     1. 문서부서에서 문서를 접수한 때에는 별지 서식의 문서접수대장에 기록한다.
     2. 문서부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체없이 문서부서에 인계하여          야 한다.

제 10 조  (전신,전화에 의한 접수)
     1. 전신, 전화에 의하여 발송한 문서를 접수한 때에는 송신자의 직위,성명,과 수신          자의 직위,성명을 기재하고,수신자가 서명하여야하며,별지 서식에의해 기록한다.
     2. 문서부서 이외의 부서에서 FAX, 전화를 받아 작성한 문서는 지체없이 문서부서에          인계하여 이를 접수하게 하여야 한다.

제 11 조  (문서분류 및 처리)
     문서부에서 문서를 접수한 때에는 지체없이 문서 내용의 처리를 주관하는 부서(이하       "주무부서"라 한다)에 이송하고 문서가 그 이상의 부서에 관련될 때에는 가장 깊이       관련되는 부서에 이송한다.


제 12 조  (문서의 반송 및 이송)
     1. 접수한 문서에 홈이 있을 때에는 서식에 의하여 그 뜻을 기재하여 이를 반송할 수          있으며, 필요에 따라 FAX,전화등에 의하여 보완하게 할수 있다.
     2. 문서로부터 주관에 속하지 아니하는 문서를 이송 받은 부서의장은 그 뜻을 기재한          후 지체없이 이를 문서부서로 회송하여야 하며, 문서부서는 주무부서로 다시 이송          하여야 한다. 다만, 당 소의 소관에 속하지 아니하는 문서는 즉시 발송기관으로          반송 하여야 한다.

                      제 4 절    결     재
    
제 13 조 (결재)
     1. 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
     2. 관련되는 일건문서는 기존문서를 첨부하여 결재를 받는다.
     3. 공람무서로서 서명란이 설정되지 아니한 문서에는 적당한 곳에 서명란을 설정하          여 공람을 하여야 한다

제 14 조  (전결,대결,후결,후열)
      1. 관리소장은 사무의 내용에 따라 관리과장으로 하여금 위임 전결하게 할수 있다
      2. 제 1항의 전결사항은 관리소장이 따로 정하는 바에 의한다
      3. 결재권자가 출장,휴가 기타 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그직무를 대행           하는 자가 대결할 수 있으며, 후일 최종 결재권자의 후결을 받아야 한다.
      4. 긴급을 요하는 문서에 있어서 결재권자의 사저에 의하여 결재를 받을수 없을때에           는 그 직무를 대행할 수 있는자의 대결로 우선 시행하고결재권자의 후결을 받아           야 한다.
      5. 전결 문서중에 그 내용이 이례적이거나 보고 또는 별난을 필요로 하는 경우에는           문서상에 "후열"의 표시를 하고 최종 결재권자위  후열을 받아야 한다.
      6. 제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 전결 또는 대결한 문서는 정규의 결재권자가           후결함에 있어 그 내용을 수정한 부분은 장래에 한하여 효력을 가진다. 이 경우           수정사항은 지체없이 수신자에게 통보하여야 한다
      7. 전결 및 대결하는 경우에는 전결권자 또는 대결권자의 결재란에 "전결"또는 "대           결"의 표시를 한후 결재권자란에 서명 또는 날인하며,후결과후열의 경우에는 결           재권자란에 그 표시를하고 전결권자, 대결권자와 결재권자가 각각 서명 또는 날           인 한다.


                      제 5 절    발      송
    
제 15 조 (발송)
     1. 문서부에서 문서를 우편 또는 인편에 의하여 발송할 때에는 기안문 및 시행문의          첫면 우측하부에 발소인을 날인하고 문서 발송 대장에 기재한후 발송한다.
     2. 시행한 문서의 원본은 관리사무소에서 일괄 보관한다.

                      제 6 절  문  서 통 제
제 16 조  (통제기관)
     문서에 관한 통제사무는 주무부서에서 통제한다.

제 17 조  (통제의 내용 및 방법)
     문서통제자가 문서를 통제할 때에는 다음 각호의 사항을 검토하고,기안지의 통제란       에 날인한다.
     1. 결재권자의 결재여부
     2. 타 문서와의 내용상의 중복
     3. 기안문과 시행문의 대조
     4. 문서 처리기란의 경과여부
     5. 첨부물의 확인
     6. 서식의 부합여부, 용어상 오자, 탈자등 미비 여부




                 제 3 장  문서의 보관 및 보존


                           제1절 통제

제 18조 (보존기간)
     1. 영구보존
       가. 규정, 규칙, 및 예규가 되는 문서
       나. 효력이 영속되는 문서
       다. 관청의 중요 인허가 문서
       라. 등기에 관한 문서
       마. 관리계약서


       바. 관리방법 결정 관계서류
       사. 사업주체와의 인수인계서
       아. 기타 중요한 서류 및 대장, 도면
     2. 10년 보존
       가. 총계정 원장
       나. 보조부
       다. 예산, 결산보고서
     3. 5년 보존
       가. 일계표
       나. 전표
       다. 전표의 부속서류
       라. 기타 필요하다고 인정되는 서류
     4. 2년 보존
       가. 업무일지
       나. 경비일지
       다. 차량일지
       라. 순찰일지등 각종 일지

                     제 2 절   편철 및 보관
제 19 조  (1건철)
     문서는 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 편지       를 사용하여 1건으로 합절한다.

제 20조  (편철방법)
     완결된 1건 문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결일자 순으로 최근문서가 상부에       오도록 철한다.

제 21 조  (배열)
     완결된 문서는 서류함에 보관하고 서류함안의 보관철의 배열은 문서분류 번호 순으로       조견표의 기재사항을 용이하게 볼수 있도록 하여야 한다.

제 22 조  (미결문서의보관)
     1건의 철로 완결되지 아니한 미결문서는 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될        때까지 지정된 서류함 또는 서랍에 보관한다.




제 23 조  (경과조치)
     이 규정 시행당시 이미 처리된 문서는 이 규정에 의하여 처리 된것으로 한다.


                         장부 및 문서 목록

     1. 출근부철
     2. 인사관계철
     3. 직원명부
     4. 직원구비서류 . 인사기록카드(이력서.주민등록등본.재정보증.보증보 험증권.건간          진단서.각종 자격증.서약서)
     5. 근로계약서
     6. 취업규칙
     7. 대외문서접수철
     8. 내부문서철
     9. 문서수발대장(접수.발송)
    10. 곤도라운행신청(승인)철
    11. 민원처리대장
    12. 사업자등록증
    13. 소방계획철
    14. 안전관리계획철
    15. 의료보험관계철
    16. 산재보험관계철
    17. 국민연금관계철
    18. 비품 및 집기대장
    19.회계장부(총계산원장.자산부채장.수익비용장.금전출납부.현금출납부)지출결의서           (수입결의서.일계표.각종전표.선수금 세대별수납장)
    20. 관리비부과 비목별 조정집계표(월별.비목별.동별.세대별)
    21. 기관일지 . 변전일지. 경비일지
    22. 중공도면 : 건축.토목.설비(녹지.부지.전체도면)
    23. 입주자현황철. 분양자명단철
    24. 공사 및 협력업체
    25. 소방관계철
    26. 공고철
    27. 소독관계철
    28. 세금계산서철
    29. 내부결재철
    30. 교통비수불대장
    31. 급료대장





  (문서번호)                     (전화)                    시행 199 년  월  일

수신 :
제목 :
      
             1.관련(회송할 문서분류번호 시행일자 제목)
             2.위 문서를 다음 사유로 회송합니다.



                    -  다   음  -

      가.

      나.

      다.

      라.


                                 문서통제자           인