출처:http://www.seongam-gii.hs.kr/~shjang/s17.htm
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1. 공문서의 용지 규정
(1) 용지 크기
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특별한 사유가 없는 한, A4(가로 210mm × 세로 297mm) 용지로 한다. |
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A4 용지는 1종 용지이다. |
(2) 용지 여백
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위쪽(30mm), 아래쪽(15mm), 왼쪽(20mm), 오른쪽(15mm)로 한다. 다만, 문서의 편철이나 용도에 따라 각 여백을 달리할 수 있다. 이렇게 여백이 제각각인 것은 편철을 위해서이다. 편철은 대개 위쪽이나 왼쪽에 하므로 위쪽과 왼쪽의 여백을 다른 쪽에 비해서 상대적으로 넓게 한 것이다. |
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상철 - 위쪽에 철한 경우 |
좌철 - 왼쪽에 철한 경우 | |
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(3) 용지 색깔
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특별한 사유가 없는 한, 흰 색 용지로 한다. |
(4) 글자 색깔
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검은 색 또는 푸른 색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다. |
2. 공문서의 표기 방법
(1) 글자 표기
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한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위해 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.
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(2) 숫자 표기
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특별한 경우를 제외하고는, 아라비아 숫자로 한다.
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(3) 금액 표기
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아라비아 숫자로 하되, 변조를 방지하기 위하여 괄호 안에 한글로 기재한다.
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(4) 날짜 표기
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숫자로 하되, 년월일의 글자 대신에 온점(.)을 찍어 표시한다.
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(5) 시간 표기
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24시각제에 따라 숫자로 하되, 시분의 글자 대신에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.
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3. 공문서의 항목 구분
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문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분할 경우에는 아래 구분에 따라 항목을 표시해야 한다. | |||||||||||||||||||||||||||
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4. 공문서의 "끝" 표시
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공문서는 본문의 내용이 끝나면 반드시 "끝" 표시를 해야 한다. "끝" 표시 다음에는 온점(.)을 찍는다. |
(1) 첨부물이 없이 본문이 끝난 경우
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본문이 끝나는 지점에서 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다. 한글 한 자는 2칸을 차지하므로, 한 자를 띄우라는 것은 2칸 즉 스페이스바를 2번 누르라는 소리이다. 예) 방문해 주시기 바랍니다. 끝. |
(2) 첨부물이 있는 경우
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첨부의 표시문 끝에 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다. 예) 방문해 주시기 바랍니다. 첨부 1. 현장연수 자료 1부 2. 현장연수 참가자 명단 1부. 끝. |
(3) 본문 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝난 경우
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다음 줄의 왼쪽 기준선에서 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다. 예) .........................................................................................방문해 주시기 바랍니다. 끝. 예) 방문해 주시기 바랍니다. 첨부 실업계 고등학교 현직 교사들의 직무능력 향상을 위한 산업체 직무현장연수 자료 1부. 끝. |
(4) 본문 내용이 표로 끝나며, 표 안의 기재사항이 마지막 칸이 모두 차 있는 경우
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표 밖의 다음 줄 왼쪽 기준선으로부터 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다. | ||||||||||||||||
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예) |
끝. | ||||||||||||||||
(5) 본문 내용이 표로 끝나며, 표 안의 기재사항이 중간에 비어있고 마지막 칸은 차 있는 경우
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빈 칸에는 하이픈(-)을 표기하고, 표 밖의 다음 줄 왼쪽 기준선으로부터 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다. | ||||||||||||||||
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예) |
끝. | ||||||||||||||||
(6) 본문 내용이 표로 끝나며, 표 안의 기재사항이 중간에서 끝났을 경우
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기재사항의 마지막 글자 다음 칸에 "이하빈칸"이라고 표시하고, "끝" 표시는 하지 않는다. | ||||||||||||||||
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예) |
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(7) 일괄기안의 경우
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하나의 문서에 하나의 기안만 하는 것이 원칙이다. 다만, 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다. 이를 일괄기안이라 하며, 각 안마다 "끝" 표시를 해야 한다. |
5. 공문서의 면 표시
(1) 문서의 면 표시
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2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 "당해 문건의 전체 면수-해당 면수"의 형식으로 면 표시를 한다. 예) 문건의 전체 면 수가 3면이라고 할 때, 첫째 면은 3-1, 둘째 면은 3-2, 셋째 면은 3-3으로 면 표시를 한다. |
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문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에 하며, 위에서 아래의 순으로 부여한다. | |
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양면에 기재된 문서는 양면에 모두 순서대로 면수를 부여한다. | |
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(2) 문서철(기록물철)의 면 표시
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문서들을 모아 편철을 한 것을 문서철(기록물철)이라 하며, 100매 이내로 편철함을 원칙으로 한다. | ||
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문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외하고 편철 순서대로 위로부터 아래로 우측 하단에 표시한다. 예) 첫째 문건의 면 수가 3면, 둘째 문건의 면 수가 2면이라고 할 때, 첫째 문건의 첫째 면(3-1)은 1, 둘째 면(3-2)은 2, 셋째 면(3-3)은 3, 둘째 문건의 첫째 면(2-1)은 4, 둘째 면(2-2)은 5로 면 표시를 한다. |
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동일 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철시 2권 이하의 문서철의 면 표시는 전권의 마지막 쪽수 다음부터 시작한다. 예) 찻번째 문서철의 면 표시가 "103"에서 끝났다면, 두 번째 문서철의 면 표시는 "104"로 시작한다. | ||
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문서철의 면 표시는 최초에 연필로 했다가 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시한다. | ||
6. 공문서의 수정
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공문서를 정정(삭제 또는 수정)할 때는 원안의 글자를 알 수 있도록 해야 한다. 즉, 원래의 잘못된 내용이 무엇인가 알 수 있도록 해야 한다는 뜻이다. 따라서 화이트를 칠할다던가, 칼로 긁어낸다든가 하면 안된다. |
(1) 문서의 일부분을 정정하는 경우
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원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인한다. | ||||
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서명 : 자필로 자기의 성명을 한글로 표시하는 것 | ||||
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날인 : 도장을 찍는 것 | ||||
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